Jenis dan Tingkatan Dokumen ISO 9001:2015

Dalam menerapkan sistem manajemen ISO 9001:2015, setiap departemen-departemen di dalam perusahaan perlu untuk bekerja sesuai dengan prosedur atau instruksi berupa dokumen yang dibuat. Karena dokumen dijadikan sebagai acuan kerja dalam sistem manajemen di perusahaan, maka perlu untuk dilakukan pembuatan dokumen yang lengkap, relevan, dan setiap orang dapat mengimplementasikannya. Kesalahan yang dialami oleh perusahaan-perusahaan dalam melakukan pembuatan dokumen adalah mereka tidak mengetahui dokumen apa saja yang harus dibuat sehingga pembuatannya lama dan tidak sesuai dengan sistem yang akan dijalankan di dalam perusahaan. Pembuatan dokumen oleh perusahaan ini perlu dilakukan secara bertahap dan dipertimbangkan prosedur yang harus didokumentasi dan tidak semua harus menggunakan formulir.

 

Dalam membuat dokumentasi ISO 9001:2015, terdapat 4 tingkatan dokumen yang perlu untuk diperhatikan, tingkatannya adalah sebagai berikut :

Dokumen Level 1: Manual Sistem Manajemen

Pada manual sistem manajemen ini berisi dengan penjelasan-penjelasan pemenuhan persyaratan dari standar ISO 9001 yang dipenuhi oleh perusahaan. Secara umum informasinya adalah mengenai visi misi perusahaan, ruang lingkup penerapan sistem manajemen, interaksi antara proses kerja. Pada manual sistem manajemen ini juga harus menyertakan matriks pemenuhan dokumen perusahaan.

Dokumen Level 2: Prosedur

Dokumen berupa prosedur menjelaskan cara menjalankan suatu proses yang menyangkut beberapa departemen. Dalam sebuah prosedur harus mencakup urutan dari kegiatan-kegiatan di perusahaan, contohnya prosedur pembelian bahan baku di mana di dalamnya juga harus menjelaskan juga siapa yang melakukan kegiatan dan records-records apa saja yang harus disimpan dari kegiatan tersebut. Dalam membuat prosedur harus memperhatikan Plan, Do, Check, Action (PDCA) agar dapat dijelaskan bagaimana perencanaan atau input dari suatu proses dan bagaimana proses tersebut dilakukan. Pada pembuatan prosedur dapat dikaitkan dengan instruksi kerja, formulir, atau prosedur lain yang berkaitan agar alur dari proses tersebut dapat lebih dijelaskan dengan baik.

Dokumen level 3: Instruksi Kerja dan Formulir

Instruksi Kerja merupakan dokumen yang menjelaskan secara rinci step-by-step dalam melakukan suatu kegiatan. Instruksi Kerja dapat dikatakan sebagai turunan atau penjelasan dari suatu proses di dalam prosedur.

Dokumen level 4: Records

Jika dokumen level 1 hingga level 3 adalah input untuk melakukan suatu pekerjaan, maka records di level 4 ini adalah bukti hasil dari pelaksanaan suatu pekerjaan. Jadi contohnya, setelah melakukan proses produksi maka tim produksi akan membuat laporan produksi yang berisi jam produksi dan jumlah total hasil produksi. Laporan Produksi inilah yang disebut sebagai records. Records ini juga harus ditentukan lokasi penyimpanan dan masa simpannya agar dapat dipastikan tersedia apabila diperlukan.