Dalam Bahasa Jepang, kaizen berarti perbaikan yang berkesinambungan (continuous improvement). Istilah itu mencakup pengertian perbaikan yang melibatkan semua orang, baik manajer dan karyawan, dan melibatkan biaya dalam jumlah tidak seberapa. Kaizen (改善) terdiri dari dua kanji yakni 改 (kai) artinya 改める perubahan dan 善 (zen) artinya 良い (yoi) kebaikan. Dalam bahasa china disebut gaishan (改善), gai (改) artinya perubahan atau tindakan perbaikan shan (善) artinya baik atau keuntungan. Konsep kaizen cara berpikirnya berorientasi pada proses, sedangkan cara berpikir negara-negara Barat lebih cenderung tentang pembaharuan yang berorientasi pada hasil.
Filsafat kaizen menganggap bahwa cara hidup kita seperti kehidupan kerja, kehidupan sosial maupun kehidupan rumah tangga yang hendaknya terfokus pada upaya perbaikan terus menerus. Perbaikan dalam kaizen bersifat kecil dan berangsur. Kebalikan dari inovasi, yang dipakai dalam manajemen barat umumnya dan merupakan perubahaan besar-besaran melalui terobosan teknologi, konsep manajemen, atau teknik produksi mutakhir. Kaizen tidak bersifat dramatis dan proses kaizen diterapkan berdasarkan akal sehat dan berbiaya rendah, menjamin kemajuan beransur yang memberikan imbalan hasil dalam jangka panjang. Jadi kaizen merupakan pendekatan dengan risiko rendah.
William Edwards Deming menjadi nama yang memiliki reputasi sangat tinggi di Jepang. Kontribusinya sangat signifikan dalam kemajuan perekonomian Jepang. Dunia industri dan bisnis di Jepang berhasil mendunia karena ajaran Deming tentang kontrol kualitas secara total. Produk-produk manufaktur dari Jepang menjadi lebih unggul di dalam persaingan secara global. Akhirnya Kaisar Jepang di tahun 1960 memberikan penghargaan kepada Deming. Di Amerika Serikat, Deming menjalankan bisnis konsultan bagi banyak perusahaan multinasional. Kisahnya yang terkenal adalah ketika Deming sukses mengantarkan Ford yang merugi menjadi perusahaan otomotif yang paling menguntungkan mengalahkan GM dan Chrysler. Presiden Reagan dari AS memberikan medali nasional kepada Deming di tahun 1987.
Teknik-teknik yang diajarkan Deming membawa banyak perusahaan semakin produktif dan berkualitas. Pangsa pasar meningkat, sementara biaya menurun. Perencanaan di dalam manajemen harus mencakup strategi jangka panjang yang mengutamakan peningkatan kualitas dan pengurangan biaya serta limbah.
Kaizen telah menjadi kunci kesuksesan Jepang dan sudah banyak diadaptasi dalam beragam metode. Salah satu perusahaan yang sukses dalam menerapkan kaizen ini adalah Toyota. Selain dalam dunia bisnis, kaizen juga dapat diaplikasikan kepada pengembangan diri seperti yang diajarkan oleh Anthony Robbins dengan istilah CANI (Constant And Never Ending Improvement).
Elemen inti dari kaizen adalah kemauan untuk berubah, maju dan memprioritaskan kualitas, selalu memberikan upaya yang konsisten, keterlibatan seluruh pegawai dan komunikasi. Kedisiplinan dan kerjasama tim adalah yang utama dalam meningkatkan moral pekerja untuk menjalankan siklus mutu kaizen. Semua karyawan harus memberikan saran demi perbaikan. Pelajaran manajemen yang diajarkan oleh Deming yaitu:
1. Menciptakan tujuan yang konstan dalam meningkatkan kualitas produk agar kompetitif, unggul dalam persaingan.
2. Berani berubah untuk mengambil tanggung jawab dalam memimpin serta menghadapi tantangan.
3. Mengurangi ketergantungan akan pengawasan dengan membangun sistem produksi yang bermutu tinggi.
4. Meminimalkan biaya keseluruhan dan membangun hubungan yang terpercaya dengan suplier.
5. Membuat suatu sistem pendidikan untuk pengembangan diri para karyawan, pelatihan pekerjaan dan kepemimpinan.
6. Mendorong supervisi yang membantu orang dan mesin bekerja secara lebih baik.
7. Menghilangkan kekhawatiran dan kecemasan agar orang-orang bekerja dengan efektif.
8. Menghilangkan penghalang antar departemen agar seluruh karyawan saling bekerja sama dengan baik.
9. Menghilangkan slogan, angka-angka yang tak penting, sasaran dan kuota, serta apapun yang tak berguna dalam mengelola pegawai.
10. Membuat semua karyawan aktif berpartisipasi dalam transformasi dan mencapai perubahan demi kemajuan perusahaan.
Beberapa hal yang perlu dihindari oleh manajemen menurut Deming yaitu:
1. Tidak konsistennya tujuan.
2. Menekankan pada keuntungan dalam jangka pendek saja.
3. Evaluasi kinerja tahunan, angka-angka yang tertulis tidak penting.
4. Biaya-biaya yang berlebihan.
5. Manajemen yang kurang baik.
Manajemen yang kurang baik menurut Deming yaitu:
1. Perencanaan jangka panjang yang kurang diutamakan.
2. Terlalu bergantung pada teknologi dan teori-teori manajemen.
3. Tidak mengembangkan solusi untuk meningkatkan kualitas produk.
4. Menyalahkan para karyawan lain, terutama bagian inspeksi dan departemen kendali mutu, daripada bertanggung jawab sebagai manajer, supervisor, dan para pekerja sebagai penentu kualitas.
5. Banyak beralasan serta kurang komunikatif dan berinisiatif dalam bekerja sama mencapai tujuan perusahaan.